Comment transformer son entreprise avec le digital et retirer les documents papiers ?

Avant que la technologie ne transforme le lieu de travail, les entreprises dépendaient de systèmes de classement compliqués et de feuilles de papier qui étaient facilement égarées. Désormais, avec le stockage en nuage et le partage de fichiers, la collaboration est plus facile que jamais et tous vos documents importants sont à portée de clic. Bien qu’il puisse être difficile de passer à un bureau sans papier, les avantages du passage au numérique ne peuvent être sous-estimés. Donc, si vous envisagez de déplacer votre entreprise en ligne, voici six conseils pour rejoindre la révolution numérique.

1. Investissez dans une boîte aux lettres numérique

Bien que le courrier électronique se soit avéré être une forme de communication rapide et efficace, le courrier postal reste parfois nécessaire. Heureusement, avec les boîtes aux lettres virtuelles, le courrier ordinaire peut être tout aussi pratique que votre courrier électronique. Une boîte aux lettres virtuelle est une boîte aux lettres que vous pouvez louer dans un centre de courrier partout dans le monde, via un service comme iPostal1 . Vous pouvez diriger des lettres, des colis, des factures, des chèques et tout ce qui est envoyé par le service postal vers cette boîte aux lettres numérique. Une fois qu’il atteint cette boîte aux lettres, vous pouvez afficher et gérer tout votre courrier de n’importe où dans le monde.

Une boîte aux lettres virtuelle vous permet une flexibilité totale. Si vous êtes constamment en déplacement, que ce soit en voyage d’affaires ou en voyage d’agrément, vous n’aurez jamais à vous soucier du courrier manquant. Vous n’êtes pas obligé d’être sur votre lieu de travail pour ouvrir des lettres importantes ou signer pour des colis volumineux. Certains services de boîtes aux lettres virtuelles déposeront également les chèques que vous recevez directement sur votre compte bancaire. Le courrier que vous corbeille est automatiquement détruit par votre service de boîte aux lettres virtuelle, et vous n’avez jamais à vous soucier de prendre le temps de trier le courrier indésirable. Une boîte aux lettres virtuelle vous permet d’économiser du temps et des efforts qui pourraient être mieux consacrés à d’autres aspects de votre entreprise .

2. Copiez des documents avec des scanners numériques

Alors que vous passez à votre bureau numérique, vous vous demandez peut-être quoi faire de tous vos documents papier existants. Les gardez-vous rangés, occupant un espace précieux dans votre bureau ? Avec les scanners numériques, vous pouvez rapidement déplacer vos documents papier en ligne, en joignant vos futurs fichiers numériques sous forme de document numérique. Après avoir été téléchargé, vous pouvez stocker vos copies papier les plus importantes dans un endroit sûr et détruire tout ce dont vous n’avez plus besoin. Aujourd’hui, la numérisation d’un document ne nécessite pas nécessairement un nouvel équipement de bureau. En fait, la numérisation peut être aussi simple que le téléchargement d’une application.

3. Stockez des fichiers dans le cloud

Le cloud computing est un pilier du monde des affaires depuis des années. De nombreuses entreprises hésitent à passer à une solution basée sur le cloud pour stocker et organiser leurs fichiers, mais les avantages sont infinis . Il peut être coûteux d’investir dans le cloud computing, mais votre retour sur investissement amortira rapidement les coûts initiaux. Le cloud computing est également hautement sécurisé et permet à vos employés de travailler depuis n’importe quel appareil, n’importe où dans le monde. Vous n’avez plus besoin de classeurs encombrants remplis de feuilles de papier sans fin, occupant un espace de bureau précieux pour garder les fichiers organisés et à portée de main.

Le stockage de fichiers dans le cloud ne réduit pas seulement le gaspillage de papier de votre entreprise. Conserver tous vos documents dans un cloud facilite grandement le partage d’informations vitales entre vos coéquipiers et facilite la collaboration entre les employés dans toute l’entreprise. Avec le cloud, vous avez également la possibilité de sauvegarder vos documents essentiels. En cas de panne d’Internet ou de défaillance de votre technologie, vous pouvez être tranquille en sachant que vous aurez toujours une copie de tous vos fichiers dans le cloud.

4. Utiliser un logiciel de paie et de comptabilité électronique

Garder une trace de chaque facture et feuille de temps peut être un casse-tête. Un bureau encombré avec des piles de documents à trier rend trop facile d’oublier ou d’égarer des documents comptables essentiels. Cependant, surveiller et maintenir les responsabilités financières de votre entreprise est plus facile que jamais dans un bureau numérique. Par exemple, un système de paie électronique peut vous aider à suivre les heures de vos employés et à les payer à temps. Vous pouvez également envoyer des factures sans avoir à remplir d’enveloppes et à lécher des timbres pour envoyer des documents physiques.

Avoir un bureau sans papier vous permet également de suivre facilement vos dépenses. Avec les reçus numériques, être remboursé pour des achats importants pour votre bureau ne nécessite pas de conserver des bandes de papier. Au lieu de cela, vous pouvez demander que votre reçu vous soit envoyé par e-mail, économisant ainsi du papier et de l’espace de stockage physique. Si votre entreprise est basée sur les services ou une opération de vente au détail, vous pouvez intégrer des reçus numériques dans votre modèle commercial. Vos clients apprécieront l’efficacité de recevoir leurs reçus par e-mail, et ils seront toujours en mesure de suivre leurs dépenses.

5. Installer des équipements de bureau écoénergétiques

Si le passage à un bureau numérique signifie que votre budget pour les dépenses papier est pratiquement inexistant, vous pouvez voir vos factures d’énergie augmenter considérablement. Avec vos employés travaillant soudainement sur des appareils numériques, il est compréhensible que la consommation d’énergie de votre entreprise monte en flèche. Cependant, il est facile d’éviter des augmentations massives des dépenses énergétiques en remplaçant tout votre ancien équipement de bureau par des choix plus récents et plus économes en énergie.

Au lieu de l’éclairage fluorescent de bureau traditionnel, remplacez vos ampoules par des options d’éclairage LED. Non seulement l’éclairage LED dure beaucoup plus longtemps que les ampoules fluorescentes, mais il est également très économe en énergie. De nombreux autres équipements de bureau essentiels ont des équivalents plus économes en énergie. Par exemple, remplacez plutôt votre ancienne imprimante par une machine approuvée Energy Star. Débranchez l’équipement lorsqu’il n’est pas utilisé et avant que le bureau ne se vide le week-end. Recyclez tout le papier et les vieux appareils électroniques. Bien que cela puisse demander de l’argent et des efforts, le passage à un nouvel équipement gardera votre bureau respectueux de l’environnement et vos factures d’énergie seront réduites.

6. Déplacez votre stratégie marketing en ligne

Les campagnes de publipostage sont désormais une relique du passé avec les avancées technologiques du marketing commercial. Le déploiement de campagnes de marketing par courrier électronique et sur les réseaux sociaux peut vous aider à toucher un public beaucoup plus large. De plus, la recherche montre que le marketing par publipostage et le marketing par courrier électronique ont tous deux des taux de réponse similaires. Le faible coût des e-mails en fait le choix de loin supérieur pour atteindre des clients potentiels. Le marketing auprès de vos clients actuels est également beaucoup plus simple. Fini le temps du bourrage d’enveloppes et du gaspillage de papier. Au lieu de cela, envoyer des newsletters par e-mail et être actif sur les réseaux sociaux vous permet de rester connecté à vos clients.

La ligne de fond

Bien que le processus pour devenir un bureau sans papier semble intimidant, l’augmentation de la productivité et de l’efficacité associée à un bureau axé sur le numérique en vaut la peine. Vous deviendrez plus respectueux de l’environnement avec moins de déchets de papier, et la collaboration entre les employés et les équipes de votre entreprise se fera sans effort. Chaque entreprise est différente, alors prenez le temps de peser le pour et le contre de la transition de votre entreprise vers un lieu de travail sans papier.